La Importancia de Comunicar las Malas Noticias para Evitar una Crisis Más Grande de lo Necesario
La comunicación se hace cada vez más breve hoy en día, debido a la digitalización del entorno profesional. A raíz del mensajería instantánea, nos acostumbramos a ser extremadamente tacaño con las palabras, manteniendo un estilo muy directo, a falta de la decoración que solíamos utilizar antes para acolchonar el impacto del discurso. Cuando íbamos a comunicar algo negativo a un compañero, antes se usaba mucho la técnica ‘sandwich’. Es decir, empezar a hablar de algo positivo, como lo bien que va el proyecto en el que colabora, antes de introducir lo negativo, que dicho proyecto no se va a renovar al final del año y por último, cerrar el ciclo con otro punto positivo, que se prevé proyectos nuevos a lo largo de los próximos meses. En este caso, es muy fácil imaginar la diferencia en el impacto de las siguientes frases, que esencialmente transmiten el mismo mensaje:
El Proyecto va a terminar en breve.
Teniendo en cuenta el empeño que has puesto en sacar adelante este proyecto, que desgraciadamente no puede seguir, está claro que aportarás un gran valor a los proyectos que aparecerán seguramente a corto plazo.
Esto es un ejemplo de una faceta comunicativa que se está quedando en el modelo anticuado de comunicación profesional, a favor de un estilo más franco para evitar alargar el tiempo empleado en hablar con los compañeros. Es simbólico a la hora de evaluar si la evolución del lenguaje es de todo beneficioso.
Por esto, quisiera acompañar a un artículo anterior, en el que hablé de cómo adaptar la comunicación a la gente, según su tipo de personalidad, para poder aprovechar los intereses de cada persona, con una presentación de cómo puede ir mal al no hacer esto.
Vuelvo a hablar de los nueve tipos de personalidad:
Un perfeccionista con un interés en lo correcto éticamente y gramáticamente
Un simbiótico que busca agradar a los compañeros
Un competitivo que quiere destacar entre los compañeros
Un iconoclasta que prefiere ser diferente a los demás
Un intelectual que sólo le interesa la información detallada
Un prudente que se inquieta delante de lo que puede ir mal
Un entusiasta que le interesa lo divertido e interesante
Un controlador que quiere imponer su voluntad
Un mediador que no quiere meterse en conflicto con los demás
Con lo expuesto, lo importante es fijarse en lo que más interesa a cada uno de los estilos de comunicación. Está claro que, si queremos que nos hagan caso, lo conveniente es utilizar lo que más les interesa para disfrazar cualquier información que les queremos transmitir. Por lo contrario, ponemos en peligro la impresión que dejamos en el otro, si nos escuchan. Para mostrarlo, voy a usar un sencillo ejemplo de una situación muy común en el entorno profesional. Recursos Humanos avisan a un jefe de equipo que tiene que despedir a uno de su equipo. El responsable de comunicar la noticia podría empeorar la situación de una manera importante si se descuida las preocupaciones particulares a cada tipo de personalidad. Al examinar los tipos, podemos concluir que las grandes inquietudes de cada uno son:
Hacer las cosas mal
Hacer sentir mal a los compañeros
Mostrar el fracaso del equipo
Parecerse a los demás jefes
Tener que comunicar información sensible en privado
Obviar riesgos
Tener que enfrentarse a sentimientos negativos
Perder el control
Entrar en una situación conflictiva
Como consecuencia, al comunicar el mensaje sería de suma importancia, evitar que al jefe de equipo le llegue el mensaje con un tono que se asemeja a lo anterior. La peor versión del mensaje acerca del despido necesario sería:
Debido a no haber seguido las normas, tienes que despedir a uno de tu equipo.
Tienes que decirle a uno de tu equipo que se va a la calle y lo va a pasar mal.
El equipo y tú, como líder del mismo, habéis fracaso. Así, uno tiene que irse.
Como tu estilo de llevar al equipo no difiere a los demás, tienes que despedir a uno de la misma manera que los otros jefes de equipo.
Necesitamos que le expliques a uno de tu equipo porque le tienes que despedir.
Tu equipo corre el peligro de hacerse dispensable. Por eso hay que hacer el primer despido ya.
Tienes que hacer sentir mal a todo el equipo, despidiendo a uno de ellos.
Te obligamos a despedir a uno del equipo por tu falta de control del grupo.
Aunque te diga que no es justo, tienes que obligar a uno de tu equipo a aceptar su despido.
Es un ejemplo de cómo hacer una mala noticia peor y así generar una situación nefasta en la oficina que influiría negativamente al ánimo de los trabajadores y, por supuesto, su productividad.
Así, es fundamental evitar a toda costa dar a entender el matiz de una noticia que más preocupa a una persona por su estilo de personalidad. Antes de transmitir una información a un compañero, vemos la importancia de tomar unos segundos para reflexionar en cómo se puede embellecer hasta lo peor para que sea aceptable en su recepción.
Lo que es más, dejar una noticia abierta a una interpretación subjetiva puede llevar al otro a imaginar el peor de los casos. Al considerar la importancia de esto, es imprescindible dar la información con un matiz que apacigua su impacto. A pesar de haberlo explicado en otro artículo, aquí presento una sugerencia de cómo se podría tratar la comunicación del despido para que el jefe de equipo no se altere:
A causa de la situación financiera de la empresa, lo correcto sería que despidieras a uno del equipo.
Para mantener el ánimo del grupo, sabemos que puedes ayudarles a entender que uno se tiene que marchar.
Como tu equipo funciona tan bien, queremos mantenerlo. Desgraciadamente, hay que despedir a uno para que sigáis los otros.
Por la forma especial de que trabajáis en tu equipo, no queremos deshacernos de ello. Para poder seguir funcionando, hay que dejar ir a uno.
Debido
Para evitar el riesgo del cierre de tu equipo, te sugerimos que encuentres una forma de ayudar a uno buscar un trabajo fuera de ello.
Hay unas grandes oportunidades para gente como la de tu equipo. Así, es un momento óptimo para que se vaya uno.
Como sabemos lo bien que controlas el grupo, sabremos que podrás elegir a quien hay que despedir.
La mejor forma de evitar conflicto en tu grupo, sería que eligieras a quien hay que despedir.
